Personeelsplanning is het meest effectieve beheer van je personeelscapaciteit en werktijd, waarbij het doel is dat je de medewerkers matcht met de meest geschikte vaardigheden op de juiste taken. Zo zorg je er voor dat de meest geschikte mensen op de juiste plek zitten. Het vinden van een balans tussen personeelsbehoefte en beschikbaarheid is daarbij een zeer belangrijk aandachtspunt. Het maken van een goede personeelsplanning kun je bijna vergelijken met het maken van een hele ingewikkelde puzzel. Gelukkig zijn er tips en tools om deze puzzelstukjes op de juiste plaats te laten vallen. Niet is namelijk vervelender dan wanneer er dingen mis gaan omdat je de personeelsplanning niet op orde hebt. Houdt daarom altijd rekening met onvoorziene omstandigheden. Er kan namelijk altijd iets gebeuren waardoor je gemaakte planning in de verdrukking komt. Denk maar eens aan medewerkers die opeens van dienst moeten wisselen of medewerkers die te laat zijn. Ook kan het zijn dat een klant een wijziging doet vlak voor de geplande werkzaamheden of zelfs de klus annuleert. Door deze veranderende omstandigheden kun je veel meer werk hebben aan je personeelsplanning en tijd kost nu eenmaal geld.
OutSmart
Met slimme software van OutSmart kun je een pakket in huis halen dat die puzzelstukjes voor je gaat passen. Niet meer handmatig overschrijven, uitrekenen wat je nodig hebt aan capaciteit en hoe dat in te zetten. Je bespaart tijd en geld met een investering in een systeem van OutSmart, dat jou ondersteunt met de personeelsplanning en ervoor zorgt dat jij je geen zorgen hoeft te maken wanneer er veranderende omstandigheden optreden. Met deze software heb je een digitaal planbord in huis en kunnen jouw medewerkers met een app de meest actuele planning raadplegen. Dit geldt voor zowel kantoorpersoneel als voor de medewerkers die in de buitendienst werken. Wanneer je de medewerkers wisselt van klus dan worden ze direct op de hoogte gebracht van deze wijziging via een notificatie vanuit de app. Deze app is zowel on- als offline te gebruiken, zo kunnen je medewerkers altijd zien wat er op de planning staat. Zo creëer je een efficiënte manier van werken.
Personeelsplanning
Voor zowel jezelf als voor je medewerkers is een duidelijke personeelsplanning van essentieel belang. Een ieder wil natuurlijk weten waar hij of zij aan toe is en wat er van iemand wordt verlangd. Ook is het belangrijk te weten of je nog wel genoeg personeel hebt om de klussen waar je voor staat aan te kunnen. Plan daarom altijd ruim van tevoren zodat je kunt inventariseren of je genoeg medewerkers tot je beschikking hebt in de toekomst. Verder is een heldere communicatie belangrijk. Door uit te leggen waarom je bepaalde medewerkers op bepaalde diensten of klussen hebt gezegd zorg je voor een vertrouwensband waardoor je met elkaar in gesprek kan blijven over de wensen en kansen binnen de planningen. Zo kun je als werkgever laten zien dat je mee denkt met persoonlijke omstandigheden en kunnen je werknemers het vertrouwen terug betalen in de ingeplande uren. Door deze communicatie en het goed bijhouden van wisselingen in de personeelsplanning kun je achteraf ook goed analyseren waar de pijnpunten zitten en hier in de toekomst rekening mee houden.